Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài – Mới nhất 2026

Giấy phép lao động (Work Permit) là điều kiện pháp lý bắt buộc để lao động là công dân nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về cấp mới, gia hạn cũng như miễn giấy phép lao động không chỉ giúp người lao động nước ngoài bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp sử dụng lao động tránh khỏi các khoản phạt hành chính nặng nề từ cơ quan quản lý lao động.

Bài viết này là cẩm nang toàn thư cập nhật chi tiết và đầy đủ nhất các quy định pháp luật mới nhất về điều kiện, danh mục hồ sơ chuẩn bị, quy trình 4 bước thực hiện, chi phí cùng giải pháp tối ưu hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

 

1. Quy định về Giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam

1.1 Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (tiếng Anh: Work Permit) là văn bản pháp lý do Sở Nội vụ (hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu kinh tế tỉnh/thành phố) cấp cho người lao động nước ngoài khi đáp ứng đủ các điều kiện làm việc tại Việt Nam theo quy định.

Giấy phép lao động thể hiện rõ các thông tin cơ bản bao gồm:

• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu của người lao động.

• Tên và địa chỉ của doanh nghiệp/tổ chức tuyển dụng.

• Vị trí công việc, chức danh công việc đảm nhận (Chuyên gia, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Lao động kỹ thuật).

• Địa điểm làm việc cụ thể.

• Thời hạn hiệu lực của giấy phép (Tối đa 02 năm).

 

1.2 Vai trò của Giấy phép lao động đối với người nước ngoài và doanh nghiệp

Sở hữu Giấy phép lao động hợp lệ mang lại các giá trị pháp lý quan trọng:

• Đối với người lao động nước ngoài: Là căn cứ để doanh nghiệp ký hợp đồng lao động chính thức, tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc, làm thủ tục xin cấp Visa lao động (ký hiệu LĐ1, LĐ2) và xin cấp Thẻ tạm trú (TRC) thời hạn lên đến 02 năm để lưu trú lâu dài cùng gia đình.

• Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động: Đảm bảo hoạt động tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tuân thủ đúng Bộ luật Lao động, hạn chế rủi ro bị xuất cảnh cưỡng chế đối với nhân sự hoặc bị cơ quan thuế bác bỏ chi phí tiền lương khi tính thuế TNDN.

 

1.3 Căn cứ pháp lý hiện hành

Các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

1. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ban hành ngày 20/11/2019.

2. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

3. Các văn bản pháp lý chuyên ngành khác.

 

2. Điều kiện xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam, cả người lao động nước ngoài và doanh nghiệp bảo lĩnh đều phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe theo quy định của pháp luật hiện hành.

2.1 Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

• Độ tuổi và năng lực hành vi: Từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.

• Trình độ chuyên môn & Kinh nghiệm: Phải có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.

• Sức khỏe: Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế (Có Giấy khám sức khỏe do bệnh viện, cơ sở y tế đủ điều kiện cấp trong vòng 12 tháng).

• Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.

 

2.2 Điều kiện đối với Doanh nghiệp / Tổ chức sử dụng lao động

• Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà đầu tư phải hoạt động hợp pháp tại Việt Nam (Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép đầu tư, Giấy phép hoạt động của VPĐD/Chi nhánh…).

• Giải trình nhu cầu sử dụng lao động: Doanh nghiệp phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

• Đăng thông báo tuyển dụng: Đã thực hiện đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài.

 

3. Phân loại Vị trí công việc xin Giấy phép lao động

Pháp luật Việt Nam phân chia lao động nước ngoài thành 04 vị trí. Tùy thuộc vào từng vị trí, yêu cầu về hồ sơ chứng minh trình độ, kinh nghiệm sẽ có sự khác biệt rõ rệt:

Vị trí công việc	Yêu cầu về Bằng cấp / Chứng chỉ	Yêu cầu về Số năm kinh nghiệm	Hồ sơ chứng minh bắt buộc
1. Nhà quản lý	/	/	Quyết định bổ nhiệm, Điều lệ công ty, Giấy phép ĐKKD có tên…
2. Giám đốc điều hành	/	03 năm trở lên	– Giấy phép thành lập chi nhánh, VPDD, Địa điểm kinh doanh – Điều lệ công ty
3. Chuyên gia	Bằng Đại học trở lên	Từ 02 năm kinh nghiệm làm việc đúng công việc	Xác nhận kinh nghiệm 02 năm + Bằng đại học
4. Lao động kỹ thuật	Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác tối thiểu 01 năm	Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc đúng chuyên ngành	Chứng chỉ đào tạo 1 năm + Xác nhận kinh nghiệm 02 năm hoặc xác nhận kinh nghiệm 3 năm trở lên.

 

4. Danh mục Hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động chuẩn pháp lý

Bộ hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động hoàn chỉnh bắt buộc phải được chuẩn bị đầy đủ cả phía doanh nghiệp tuyển dụng và người lao động nước ngoài.

.

4.1 Hồ sơ phía Doanh nghiệp / Tổ chức bảo lãnh cung cấp

1. Mẫu 03- Nghị định 219/2025: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.

2. Giấy tờ pháp lý doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh… và các giấy tờ hoạt động kinh doanh khác.

4.2 Hồ sơ phía Người lao động nước ngoài chuẩn bị

1. Giấy khám sức khỏe: Văn bản chứng nhận sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng (Theo danh sách cơ sở y tế đủ điều kiện do Bộ Y tế công bố).

2. Phiếu lý lịch tư pháp:

   • Nếu người nước ngoài chưa từng nhập cảnh hoặc mới nhập cảnh Việt Nam: Phiếu Lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

   • Nếu người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam: Phiếu Lý lịch tư pháp số 1 do Công an cấp tỉnh tại Việt Nam cấp. (Thời hạn Lý lịch tư pháp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ)

3. Hộ chiếu: Còn thời hạn

4. Ảnh thẻ: 02 ảnh màu kích thước 4x6cm (phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, ảnh chụp không quá 06 tháng).

5. Các giấy tờ liên quan khác (Tùy trường hợp):

   • Văn bản cử sang làm việc của công ty mẹ ở nước ngoài (Đối với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp).

   • Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận hợp tác giữa hai bên.

6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

• • Di chuyển nội bộ: Văn bản của người sử dụng lao động nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
  • Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết.

7. Giấy tờ chứng minh vị trí làm việc

• • Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật.

 

Yêu cầu đối với hồ sơ:

• Toàn bộ giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (Bằng cấp, Lý lịch tư pháp nước ngoài, Xác nhận kinh nghiệm…) đều bắt buộc phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó Dịch thuật ra tiếng Việt và chứng thực trước khi nộp cho cơ quan chức năng Việt Nam.
• Các giấy tờ khác cần được ký số công ty hoặc chứng thực điện tử.

 

5. Quy trình 4 bước xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động đòi hỏi quy trình thực hiện theo đúng trình tự thời gian pháp lý. Doanh nghiệp cần chủ động nộp hồ sơ trước thời điểm người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Chuẩn bị hồ sơ đúng yêu và đầy đủ giấy tờ theo quy định và hướng dẫn. Hồ sơ cần được số hóa bằng cách chuyển sang định dạng file pdf hoặc jpg đúng kích thước tiêu chuẩn (không vượt quá 15MB).

Lưu file tại nơi dễ tìm kiếm.

Bước 2: Nộp hồ sơ online

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện tại được thực hiện online 100%.

• Thời điểm thực hiện: Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiên làm việc.
• Nơi nộp hồ sơ: Cổng dịch vụ công của tỉnh, nơi người nước ngoài dự kiến làm việc hoặc nơi doanh nghiệp bảo lãnh có trụ sở chính.
• Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị.

Bước 3: Tra cứu hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ xong, nhận và lưu mã hồ sơ. Tra cứu thường xuyên để kiểm tra tình trạng xử lý.

Kết quả giấy phép lao động được trả online tự động về tài khoản Dịch vụ công của công ty. Hiện tại, áp dụng kết quả online. Doanh nghiệp tải xuống, lưu trữ và sử dụng như đối với bản giấy.

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động và Xin Thẻ tạm trú (TRC)

• Sau khi được cấp GPLĐ: Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiến hành ký kết Hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc. Doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký tới cơ quan đã cấp giấy phép lao động đó.

• Xin Thẻ tạm trú: Doanh nghiệp làm thủ tục bảo lãnh xin cấp Visa lao động (LĐ2) và Thẻ tạm trú (TRC) có thời hạn theo thời hạn của Giấy phép lao động (tối đa 02 năm) tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố.

 

6. Tổng hợp Chi phí làm Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Chi phí xin cấp Giấy phép lao động bao gồm các khoản phí nhà nước cố định và các chi phí chuẩn bị hồ sơ liên quan. Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản chi phí thực tế:

Danh mục chi phí	Chi phí ước tính (VND)	Ghi chú / Cơ quan thu
Lệ phí nhà nước xin cấp GPLĐ	Miễn phí làm online	/
Chi phí Khám sức khỏe	500.000 – 2.000.000 VNĐ	Thu tại các Bệnh viện đa khoa cấp tỉnh trở lên
Chi phí Lý lịch tư pháp số 1	200.000 VNĐ	Công an cấp tỉnh
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ	1.000.000 – 3.000.000 VNĐ / giấy tờ	Các cơ quan lãnh sự 2 nước
Dịch thuật công chứng	100.000 – 200.000 VNĐ / trang	Phòng/ Văn phòng công chứng
Tổng chi phí tự làm (Ước tính)	3.000.000 – 5.000.000 VNĐ	/

Để xem bảng phí dịch vụ trọn gói và so sánh phương án tự làm với dịch vụ, bạn có thể tham khảo bài viết: 👉 Chi phí làm Work Permit cho người nước ngoài – Mới nhất

.

7. Thời hạn Giấy phép lao động và Thủ tục Gia hạn

7.1 Thời hạn của Giấy phép lao động

Theo Điều 155 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng tối đa không quá 02 năm:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.

• Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.

• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

7.2 Quy định và Điều kiện Gia hạn Giấy phép lao động

• Số lần gia hạn: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Khi hết thời hạn gia hạn 02 năm, nếu muốn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin cấp mới Giấy phép lao động từ đầu.

• Thời điểm gia hạn: Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải được nộp cho Bộ LĐ-TB&XH hoặc Sở LĐ-TB&XH trước thời điểm giấy phép lao động hết hạn ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày.

👉 Xem hướng dẫn chi tiết hồ sơ tại bài viết: Thủ tục Gia hạn Giấy phép lao động cho người nước ngoài – Hướng dẫn chi tiết

.

8. Các trường hợp được Miễn Giấy phép lao động

Không phải mọi trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin Giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định rõ 20 trường hợp người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

.

8.1 Các trường hợp Miễn Giấy phép lao động phổ biến nhất

1. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

2. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

3. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO.

4. Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).

5. Được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

6. Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.

7. Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.

8.2 Thủ tục Xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Dù được miễn GPLĐ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục Xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Sở Nội vụ trước ít nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc (Trừ một số trường hợp đặc biệt không phải làm thủ tục xác nhận).

👉 Tham khảo danh sách đầy đủ 20 trường hợp tại: Danh sách 20 trường hợp miễn Giấy phép lao động mới nhất

.

9.2 Mức phạt không có Giấy phép lao động/ Miễn 

Mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi vi phạm khi sử dụng lao động nước ngoài mà không có giấy phép lao động được quy định như sau:

• Phạt tiền từ 30.000.000 VNĐ đến 45.000.000 VNĐ (Vi phạm từ 01 đến 10 người).

• Phạt tiền từ 45.000.000 VNĐ đến 60.000.000 VNĐ (Vi phạm từ 11 đến 20 người).

• Phạt tiền từ 60.000.000 VNĐ đến 75.000.000 VNĐ (Vi phạm từ 21 người trở lên).

(Lưu ý: Mức phạt tiền trên là áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp vi phạm gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, tối đa lên tới 150.000.000 VNĐ).

 

10. Dịch vụ xin Giấy phép lao động người nước ngoài – nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý xuất nhập cảnh và lao động nước ngoài, TƯ VẤN VISA (tuvanvisa.com) tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp dịch vụ làm Giấy phép lao động trọn gói, xử lý thành công hàng ngàn hồ sơ cho các tập đoàn, doanh nghiệp trên toàn quốc.

• Tư vấn giải pháp tối ưu: Đánh giá chính xác khả năng đậu của hồ sơ, đưa ra phương án xử lý phù hợp nhất cho từng vị trí chức danh (Chuyên gia, Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Lao động kỹ thuật).
• Tư vấn trọn gói từ A-Z: Tư vấn cho doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình: Hợp pháp hóa lãnh sự, khám sức khỏe, Làm lý lịch tư pháp, Dịch thuật công chứng…
• Chi phí minh bạch: Báo giá rõ ràng trước khi thực hiện thủ tục, không phát sinh
• Hỗ trợ dịch vụ sau cấp phép: Hỗ trợ xin Visa LĐ2, Thẻ tạm trú (TRC) 02 năm và gia hạn giấy phép lao động khi sắp hết hạn.

 

TUVANVISA.COM – Giải Pháp Pháp Lý Toàn Diện Cho Người Nước Ngoài

• 📄 Cấp mới Giấy phép lao động: Tư vấn điều kiện, thẩm định hồ sơ và đại diện thực hiện thủ tục cấp mới Work Permit cho Chuyên gia, Nhà quản lý, Lao động kỹ thuật.

• 🔄 Gia hạn & Miễn cấp GPLĐ: Xử lý hồ sơ gia hạn, cấp lại do mất/hỏng và xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

• 🆔 Visa Lao động & Thẻ tạm trú (TRC): Trọn gói thủ tục xin Visa LĐ1, LĐ2 và Thẻ tạm trú 02 năm lưu trú lâu dài hợp pháp tại Việt Nam.

• 🌐 Hợp pháp hóa & Dịch thuật: Hợp pháp hóa lãnh sự bộ bộ giấy tờ nước ngoài, dịch thuật công chứng tư pháp nhanh chóng, đúng quy định.

 

Tại sao nên chọn HD Visa?

 Xử lý nhanh chóng –  Đúng quy định pháp luật –  Đồng hành trọn đời cùng Doanh nghiệp.

Liên hệ ngay HD Visa

• Hotline / Zalo: 0988.378.381

• Email: Visa@hdluat.com | Visahdluat@gmail.com

• Website: Tư vấn Visa cho người nước ngoài