Chuyển đổi visa điện tử (evisa) sang visa lao động (LĐ1, LĐ2)

Chuyển đổi visa điện tử sang visa lao động giúp người nước ngoài không cần xuất cảnh mà vẫn xin được visa lao động, từ đó có thể làm thẻ tạm trú LĐ1, LĐ2. Chuyển đổi visa chính là phương án tiết kiệm chi phí và thời gian tối ưu nhất.

Vậy việc chuyển đổi visa được quy định như thế nào? Thủ tục được thực hiện ra sao?

 

1. Quy Định Pháp Luật: Có Được Chuyển Đổi E-visa Sang Visa Lao Động?

Theo nguyên tắc chung trước đây của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thị thực (visa) không được phép chuyển đổi mục đích. Người nước ngoài muốn đổi từ diện du lịch, điện tử sang diện lao động bắt buộc phải xuất cảnh khỏi Việt Nam, đợi doanh nghiệp bảo lãnh làm công văn nhập cảnh mới, rồi dán visa tại Đại sứ quán hoặc cửa khẩu quốc tế. Quy trình này tốn kém rất nhiều chi phí đi lại và thời gian của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xuất nhập cảnh đã mở ra một bước ngoặt lớn. Cụ thể là tại Khoản 4 Điều 7 có quy định:

“4. Thị thực không được chuyển đổi mục đích, trừ các trường hợp sau đây:

a) Có giấy tờ chứng minh là nhà đầu tư hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam;

b) Có giấy tờ chứng minh quan hệ là cha, mẹ, vợ, chồng, con với cá nhân mời, bảo lãnh;

c) Được cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh vào làm việc và có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật về lao động;

d) Nhập cảnh bằng thị thực điện tử và có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật về lao động.”

Nhìn vào khoản d) trong quy định trên, bạn hoàn toàn CÓ THỂ chuyển đổi từ Visa điện tử (E-visa) sang Visa lao động (ký hiệu LĐ1, LĐ2) trực tiếp ngay tại Việt Nam nếu đáp ứng đủ các điều kiện hợp pháp.

 

2. Điều Kiện Để Chuyển Đổi Visa Điện Tử Sang Visa Lao Động

Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh, người nước ngoài và doanh nghiệp bảo lãnh cần thỏa mãn các điều kiện tiên quyết sau:

1. Visa điện tử (E-visa) còn thời hạn: Người nước ngoài phải đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam và E-visa hiện tại chưa bị quá hạn.

2. Có Giấy phép lao động hoặc Văn bản xác nhận miễn GPLĐ: Đây là điều kiện cốt lõi mang tính pháp lý quyết định. Không có một trong hai giấy tờ này, hồ sơ chuyển đổi sẽ bị từ chối ngay lập tức.

3. Có công ty bảo lãnh hợp pháp: Doanh nghiệp, tổ chức bảo lãnh người lao động phải được thành lập hợp pháp tại Việt Nam (có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động…) và trùng khớp với đơn vị đứng tên trên GPLĐ. Doanh nghiệp đã được định danh điện tử theo quy định.

4. Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu gốc của người nước ngoài còn thời hạn tối thiểu lớn hơn thời hạn của visa dự định xin là 30 ngày.

5. Khai báo tạm trú đầy đủ: Người nước ngoài đã thực hiện việc khai báo tạm trú tại công an xã, phường nơi đang lưu trú theo đúng quy định.

 

3. Thành Phần Hồ Sơ Chuyển Đổi Chi Tiết

Chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác là bước quan trọng nhất quyết định tốc độ duyệt visa của bạn. Hồ sơ chuyển đổi visa điện tử sang visa lao động bao gồm hai phần: Bản cứng để nộp trực tiếp và Bản quét (Scan) để nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.

.

Đối với doanh nghiệp bảo lãnh:

• Bản sao y chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động của tổ chức.

• Bản gốc Giấy phép lao động (GPLĐ) hoặc Văn bản xác nhận miễn GPLĐ còn hiệu lực.

• Mẫu NA16 (Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) – nộp nếu là lần đầu giao dịch với Cơ quan xuất nhập cảnh hoặc có thay đổi con dấu, chữ ký.

Đối với người lao động nước ngoài:

• Hộ chiếu gốc kèm Visa điện tử (E-visa) đang sử dụng.

• Mẫu đơn NA5: Tờ khai đề nghị cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam (có ký tên, đóng dấu xác nhận của công ty bảo lãnh). Tải Mẫu NA5 mới nhất.

• Đơn giải trình lý do xin chuyển đổi mục đích visa (nêu rõ lý do nhập cảnh bằng E-visa và nay đã có GPLĐ hợp pháp để làm việc lâu dài).

• Bản photo Biên nhận khai báo tạm trú trực tuyến hoặc Xác nhận tạm trú của Công an địa phương.

• Lưu ý riêng: Đối với người lao động mang quốc tịch Trung Quốc (sử dụng hộ chiếu điện tử ký hiệu E), cần chuẩn bị thêm 02 ảnh thẻ kích thước 4×6 cm, nền trắng, không đeo kính để được cấp thị thực rời.

 

5. Quy Trình Thủ Tục Chuyển Đổi Visa Qua Cổng Dịch Vụ Công

Hiện nay, tất cả các thủ tục hành chính liên quan đến Xuất nhập cảnh đều được thực hiện thông qua cơ chế nộp hồ sơ trực tuyến. Doanh nghiệp thực hiện theo quy trình 4 bước chuẩn hóa sau:

.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ & số hóa

Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào mẫu NA5, ký đóng dấu, sau đó scan toàn bộ hồ sơ (GPLĐ, hộ chiếu, đăng ký kinh doanh…) thành các file PDF hoặc định dạng ảnh theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 2: Nộp hồ sơ Online trên Cổng dịch vụ công

• Người đại diện doanh nghiệp Truy cập vào: Cổng dịch vụ công Bộ Công an 

• Sử dụng tài khoản định danh của công ty để đăng nhập vào hệ thống.

• Tìm kiếm thủ tục: “Cấp thị thực cho người nước ngoài tại Việt Nam”.

• Điền đầy đủ thông tin tờ khai điện tử theo hướng dẫn, đính kèm các tệp hồ sơ đã scan và ấn nộp.

Bước 3: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp

Sau khi hồ sơ trực tuyến được tiếp nhận hệ thống và có mã số hồ sơ, người nộp mang toàn bộ hồ sơ bản gốc (bản giấy) đến nộp trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh) hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ đối chiếu, đưa phiếu hẹn trả kết quả nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Thanh toán lệ phí và Nhận kết quả

• Thanh toán: Doanh nghiệp theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống, khi có thông báo yêu cầu đóng lệ phí, tiến hành nộp lệ phí bằng hình thức trực tuyến (Internet Banking, ví điện tử…).

• Nhận kết quả: Đến ngày hẹn ghi trên phiếu, người nộp mang theo CCCD/Hộ chiếu và phiếu hẹn đến nhận lại hộ chiếu đã được dán Visa lao động mới (hoặc nhận qua đường bưu điện nếu có đăng ký).

Thời gian xử lý: Từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

 

 

5. Biểu Phí Lệ Phí Cấp Visa Lao Động (Cập Nhật Mới Nhất)

Mức lệ phí cấp visa lao động được quy định rõ ràng bằng USD theo Thông tư của Bộ Tài chính, tùy thuộc vào thời hạn và số lần xuất nhập cảnh mà doanh nghiệp lựa chọn:

Loại Visa Lao Động	Thời Hạn Áp Dụng	Mức Lệ Phí (USD)
Visa cấp 1 lần (Single)	Tối đa 3 tháng	35 $
Visa cấp nhiều lần (Multiple)	Thời hạn không quá 03 tháng	60 $
Visa cấp nhiều lần (Multiple)	Thời hạn từ trên 03 tháng đến 06 tháng	105 $
Visa cấp nhiều lần (Multiple)	Thời hạn từ trên 06 tháng đến 01 năm	145 $

Lưu ý: Lệ phí được nộp bằng tiền Việt Nam đồng (VND) quy đổi theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm thanh toán.

.

6. Giải Pháp Thay Thế Hoàn Hảo: Làm Thẻ Tạm Trú (TRC) Sau Khi Đổi Visa

Sau khi thực hiện chuyển đổi visa điện tử sang visa lao động, thời hạn tối đa là được 1 năm. Tuy nhiên, nếu người nước ngoài đã sở hữu Giấy phép lao động có thời hạn 2 năm, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án Xin cấp Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) ký hiệu LĐ1/LĐ2.

Tại sao nên làm Thẻ tạm trú thay vì chỉ dừng lại ở Visa lao động?

• Thời hạn dài hơn: Thẻ tạm trú lao động có thời hạn tối đa lên đến 02 năm (bằng thời hạn GPLĐ), giúp doanh nghiệp không phải gia hạn visa nhiều lần hàng năm.

• Xuất nhập cảnh tự do: Người nước ngoài có thể xuất, nhập cảnh Việt Nam bất cứ lúc nào mà không cần xin visa hay đóng thêm phí phụ thu.

• Tiện ích dân sự: Hỗ trợ người nước ngoài dễ dàng mở tài khoản ngân hàng, mua căn hộ chung cư, làm thủ tục đổi bằng lái xe quốc tế hoặc bảo lãnh cho vợ/chồng/con sang Việt Nam theo diện thăm thân (Visa TT).

Xem chi tiết hơn ở bài: Thủ tục làm thẻ tạm trú lao động cho người nước ngoài

 

7. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Làm Thủ Tục Chuyển Đổi Evisa Sang Visa Lao Động

Rất nhiều doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục chuyển đổi visa gặp phải tình trạng bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý do mắc các lỗi cơ bản sau:

• Nộp hồ sơ quá muộn: Chờ đến khi E-visa chỉ còn 1-2 ngày mới nộp hồ sơ. Khi hồ sơ gặp lỗi cần bổ sung, visa cũ hết hạn sẽ dẫn đến việc người nước ngoài bị phạt tiền vì lỗi cư trú quá hạn.

• Sai lệch thông tin: Thông tin tên doanh nghiệp, chức danh công việc, hoặc thông tin hộ chiếu trên GPLĐ và mẫu NA5 không trùng khớp hoàn toàn.

• Thiếu hồ sơ khai báo tạm trú: Không cung cấp được bằng chứng người nước ngoài đã khai báo tạm trú hợp pháp tại địa phương.

• Lỗi chữ ký số: Chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn hoặc lỗi hệ thống khi ký số trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

 

8. Dịch Vụ Chuyển Đổi Visa Trọn Gói, Uy Tín Tại HD Visa

Nếu doanh nghiệp của bạn không có nhân sự chuyên trách, gặp khó khăn trong việc thao tác trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, hoặc không có thời gian đi lại xếp hàng nộp hồ sơ giấy, HD Visa – Luật sư Visa Việt Nam chính là giải pháp tối ưu cho bạn.

Chúng tôi tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu, chuyên cung cấp các giải pháp pháp lý toàn diện cho người nước ngoài tại Việt Nam:

• ✅ Tư vấn miễn phí và đánh giá hồ sơ chính xác 24/7.

• ✅ Hỗ trợ trọn gói thủ tục làm Giấy phép lao động / Miễn giấy phép lao động.

• ✅ Xử lý nhanh hồ sơ chuyển đổi E-visa sang Visa lao động LĐ1, LĐ2.

• ✅ Thủ tục cấp mới, gia hạn Thẻ tạm trú thời hạn lên đến 2 năm.

• ✅ Cam kết bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối với mức chi phí cạnh tranh nhất thị trường.

 

Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay để người lao động nước ngoài của bạn có thể an tâm làm việc và cống hiến tại Việt Nam!