Thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam

Hiện tại, Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài do Công an cấp tỉnh thực hiện. Người nước ngoài xin lý lịch tư pháp tại Việt Nam để hoàn thiện các thủ tục hành chính như xin Giấy phép lao động, kết hôn, cư trú, visa thị thực…

Vậy quy định mới nhất về thẩm quyền cấp là gì? Hồ sơ cần những gì? Quy trình nộp trực tiếp và trực tuyến (online) thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam, cập nhật theo các văn bản pháp luật hiện hành.

1. Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài là gì? Có mấy loại?

Khái niệm Lý lịch tư pháp

Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam là văn bản do cơ quan quản lý lý lịch tư pháp tại Việt Nam cấp. Văn bản này có giá trị chứng minh cá nhân người nước ngoài đó có hay không có án tích, tiền án, tiền sự; có bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong thời gian cư trú tại Việt Nam hay không.

.

Phân loại Phiếu lý lịch tư pháp

Theo Luật Lý lịch tư pháp Việt Nam, Phiếu lý lịch tư pháp được chia làm hai loại cụ thể với mục đích sử dụng khác nhau:

• Phiếu lý lịch tư pháp Số 1:

  • Đối tượng: Cấp cho cá nhân phục vụ các nhu cầu đời sống, công việc, thủ tục hành chính thông thường (như xin cấp Giấy phép lao động, nộp hồ sơ xin việc tại cơ quan/tổ chức ở Việt Nam).

  • Đặc điểm: Chỉ ghi nhận các án tích chưa được xóa và không ghi nhận các án tích đã được xóa. Người nước ngoài có thể ủy quyền cho người khác đi làm thay.

• Phiếu lý lịch tư pháp Số 2:

  • Đối tượng: Cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng (Công an, Viện kiểm sát, Tòa án) hoặc cấp theo yêu cầu của chính cá nhân người nước ngoài để phục vụ mục đích đi nước ngoài (định cư, du học, xuất khẩu lao động) hoặc theo quy định của nước sở tại.

  • Đặc điểm: Ghi nhận đầy đủ tất cả các án tích, bao gồm cả án tích đã được xóa và chưa được xóa. Lưu ý đặc biệt: Đối với Phiếu số 2, cá nhân người nước ngoài bắt buộc phải tự thực hiện thủ tục, không được phép ủy quyền cho người khác (trừ trường hợp cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp phiếu số 2 yêu cầu cấp cho người đó).

2. Quy định mới về thẩm quyền cấp Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài

Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà người nước ngoài và các tổ chức bảo lãnh cần lưu ý là sự thay đổi về thẩm quyền giải quyết thủ tục.

📌 Cập nhật quan trọng: Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam đã được chuyển giao toàn diện sang cho Công an cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương (Phòng Hồ sơ nghiệp vụ) phụ trách, thay vì Sở Tư pháp như giai đoạn trước đây.

Cụ thể theo phân vùng địa lý:

• Người nước ngoài cư trú tại Hà Nội sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan Công an Thành phố Hà Nội.

• Người nước ngoài cư trú tại TP. Hồ Chí Minh sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan Công an TP. Hồ Chí Minh.

• Người nước ngoài cư trú tại các tỉnh thành khác (Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Bắc Ninh, Hải Phòng,…) sẽ nộp tại Công an cấp tỉnh tương ứng nơi đăng ký tạm trú.

Đặc biệt lưu ý, trường hợp không còn cư trú tại Việt Nam nữa, thẩm quyền cấp Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài thuộc Bộ tư pháp (Nghị định 216/2016).

3. Điều kiện để người nước ngoài được cấp Lý lịch tư pháp tại Việt Nam

Không phải tất cả người nước ngoài cứ có nhu cầu là sẽ được cấp giấy tờ này tại Việt Nam. Để đủ điều kiện nộp hồ sơ, công dân nước ngoài cần đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

1. Đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam: Người nước ngoài hiện đang tạm trú hoặc thường trú tại Việt Nam, có đầy đủ hộ chiếu, visa còn hạn, hoặc Thẻ tạm trú/Thẻ thường trú hợp pháp. Đồng thời, đã thực hiện khai báo tạm trú tại Công an xã/phường/thị trấn theo đúng quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

2. Đã từng cư trú tại Việt Nam: Trường hợp người nước ngoài hiện không còn sinh sống tại Việt Nam nhưng có khoảng thời gian cư trú tại Việt Nam trong quá khứ và cần xác nhận lý lịch tư pháp cho giai đoạn đó để làm thủ tục ở quốc gia khác.

4. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài

Việc chuẩn bị thiếu hoặc sai lệch hồ sơ là nguyên nhân hàng đầu khiến cơ quan chức năng từ chối tiếp nhận hoặc kéo dài thời gian xử lý. Tùy thuộc vào hình thức nộp (Tự đi nộp hoặc Ủy quyền), hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

.

Trường hợp 1: Người nước ngoài tự đi nộp hồ sơ

• Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp: Khai theo mẫu quy định mới nhất (Mẫu số 02/2026/LLTP theo Thông tư 101/2026/BTP. Tờ khai phải viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh/tiếng Việt song ngữ, ký và ghi rõ họ tên.

• Hộ chiếu gốc và bản sao: Bản sao hộ chiếu bao gồm trang thông tin cá nhân kèm theo ảnh, và tất cả các trang có đóng dấu thị thực (visa), dấu nhập cảnh gần nhất.

• Thẻ tạm trú (TRC) hoặc Visa: Bản sao kèm bản chính để đối chiếu (nếu có).

• Xác nhận tạm trú: Văn bản hoặc bản in phiếu khai báo tạm trú trực tuyến có xác nhận của Công an xã/phường/thị trấn nơi người nước ngoài đang cư trú.

Trường hợp 2: Người nước ngoài ủy quyền cho người khác (Chỉ áp dụng với Phiếu số 1)

Nếu người nước ngoài bận rộn hoặc không thông thạo ngôn ngữ và muốn ủy quyền cho cá nhân/dịch vụ thực hiện, hồ sơ cần bổ sung thêm:

• Văn bản ủy quyền làm lý lịch tư pháp:

  • Nếu lập tại Việt Nam: Phải được công chứng tại các văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường.

  • Nếu lập tại nước ngoài: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, chứng thực sang tiếng Việt theo quy định.

• Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền: Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được nhận ủy quyền (kèm bản chính để đối chiếu).

⚠️ Chú ý: Nếu người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người nước ngoài thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn…). Các giấy tờ này nếu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

.

5. Quy trình thủ tục làm Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài

Hiện nay, nhằm giảm thiểu thủ tục rườm rà và tiết kiệm thời gian, cơ quan quản lý đã áp dụng song song hai hình thức: Nộp trực tiếp và Nộp trực tuyến (Online).

.

Hướng dẫn 1: Quy trình nộp trực tiếp tại Công an cấp tỉnh

Phương thức này phù hợp với những người muốn làm việc trực tiếp, nộp hồ sơ giấy và nhận phiếu hẹn vật lý ngay lập tức.

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo hướng dẫn ở Mục 4.

• Bước 2: Di chuyển đến trụ sở Phòng Hồ sơ nghiệp vụ – Công an tỉnh/thành phố nơi đăng ký tạm trú.

  • Ví dụ ở Hà Nội: Đến Công an Thành phố Hà Nội.

  • Ví dụ ở TP.HCM: Đến Công an Thành phố Hồ Chí Minh.

• Bước 3: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ sẽ nhập hệ thống, thu lệ phí hành chính và phát Phiếu hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ thiếu, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung chi tiết.

• Bước 4: Đến ngày ghi trên phiếu hẹn, mang theo Phiếu hẹn và Căn cước công dân/Hộ chiếu đến địa điểm nộp để nhận kết quả Phiếu lý lịch tư pháp.

Hướng dẫn 2: Quy trình nộp trực tuyến (Online) qua Cổng dịch vụ công

Nộp online đang là xu hướng được khuyến khích nhờ sự tiện lợi, giúp người nước ngoài hoặc doanh nghiệp bảo lãnh có thể ngồi tại nhà/văn phòng nộp hồ sơ mà không cần xếp hàng.

Bước 1: Truy cập và Đăng nhập

Người nộp đơn truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi tạm trú. Đăng nhập tài khoản (đối với người nước ngoài đã được cấp tài khoản định danh hoặc dùng tài khoản của doanh nghiệp bảo lãnh được xác thực hợp lệ).

Bước 2: Tìm kiếm thủ tục và Khai báo thông tin

Tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa “Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam”. Lựa chọn đúng cơ quan thực hiện (ví dụ: Công an Thành phố Hồ Chí Minh). Hệ thống sẽ hiển thị form Tờ khai điện tử. Người khai báo tiến hành điền đầy đủ thông tin cá nhân, lịch sử cư trú, quá trình làm việc chính xác tuyệt đối theo Hộ chiếu.

Bước 3: Đính kèm tài liệu dạng Scan

Tiến hành scan tất cả giấy tờ có trong hồ sơ (Hộ chiếu, visa, xác nhận tạm trú, văn bản ủy quyền nếu có) thành các file định dạng PDF hoặc JPEG với dung lượng nhẹ, rõ nét và tải lên các mục tương ứng trên hệ thống.

Bước 4: Thanh toán lệ phí trực tuyến

Sau khi rà soát thông tin, bấm “Gửi hồ sơ”. Hệ thống sẽ kiểm tra sơ bộ và gửi yêu cầu thanh toán lệ phí qua các kênh ngân hàng điện tử, ví điện tử hoặc cổng thanh toán tập trung. Sau khi thanh toán thành công, hồ sơ của bạn chính thức chuyển sang trạng thái “Đang xử lý”.

Bước 5: Nhận kết quả

Người nước ngoài có thể lựa chọn nhận kết quả bản điện tử ký số trên cổng dịch vụ công hoặc đăng ký dịch vụ bưu điện (chuyển phát nhanh) mang bản giấy gốc về tận địa chỉ nhà/văn phòng của mình.

6. Lệ phí và thời gian giải quyết lý lịch tư pháp

Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ ràng bằng văn bản pháp luật, áp dụng đồng bộ trên cả nước.

Thời gian trả kết quả

• Thời gian tiêu chuẩn: Thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ

• Thời gian gia hạn xác minh: Không quá 15 ngày làm việc đối với các trường hợp người nước ngoài đã từng cư trú qua nhiều tỉnh thành khác nhau tại Việt Nam, hoặc cần sự phối hợp xác minh thông tin liên ngành giữa các cơ quan ngoại giao, an ninh.

(Lưu ý: Thời gian trên không tính ngày thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp luật Việt Nam).

.

7. Các lỗi thường gặp khi làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài và cách xử lý

Thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài đòi hỏi tính bảo mật và độ chính xác thông tin rất cao. Dưới đây là các sai sót phổ biến khiến hồ sơ bị đình trệ:

• Sai lệch thông tin họ tên, ngày sinh: Tên người nước ngoài thường dài, có ký tự đặc biệt hoặc có họ/tên đệm phức tạp. Khi khai tờ khai, nếu không viết hoa toàn bộ hoặc đảo lộn thứ tự Họ (Surname) và Tên (Given Name) so với Hộ chiếu, hồ sơ sẽ bị trả về ngay lập tức.

  • Khắc phục: Điền thông tin chuẩn xác từng ký tự theo vùng dữ liệu ICAO ở dưới cùng của trang hộ chiếu.

• Thiếu thông tin khai báo tạm trú: Nhiều người nước ngoài chỉ có visa hoặc thẻ tạm trú nhưng chủ nhà/khách sạn chưa thực hiện khai báo thông tin trên hệ thống quản lý cư trú của Công an cấp xã.

  • Khắc phục: Yêu cầu chủ nhà cung cấp bản in “Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài” đã được xác nhận qua hệ thống mạng.

• Ủy quyền sai quy định: Sử dụng giấy ủy quyền viết tay không có công chứng/chứng thực, hoặc cố tình ủy quyền để làm Phiếu lý lịch tư pháp Số 2.

  • Khắc phục: Luôn nhớ Phiếu số 2 bắt buộc phải chính chủ tự thực hiện; Phiếu số 1 nếu ủy quyền phải ra văn phòng công chứng tại Việt Nam hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán nếu ở nước ngoài.

8. Dịch vụ hỗ trợ làm Lý lịch tư pháp cho người nước ngoài nhanh chóng, trọn gói

Thủ tục hành chính tại Việt Nam đối với người nước ngoài đôi khi gặp rào cản rất lớn về mặt ngôn ngữ cũng như sự thay đổi liên tục của các hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Hiểu được những khó khăn đó, các đơn vị dịch vụ visa chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tối ưu quy trình.

.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ:

• Tư vấn miễn phí 24/7: Phân tích chính xác tình huống hồ sơ của bạn cần làm Phiếu số 1 hay Số 2, tối ưu hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

• Thay mặt xử lý trọn gói: Soạn thảo toàn bộ tờ khai, dịch thuật công chứng tư pháp các giấy tờ đi kèm từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

• Tiết kiệm thời gian tối đa: Hỗ trợ nộp hồ sơ nhanh, xử lý các ca hồ sơ khó, hồ sơ cần gấp để kịp tiến độ xin Giấy phép lao động hoặc làm visa xuất cảnh sang nước thứ ba.

• Giao nhận kết quả tận nơi: Giao Phiếu lý lịch tư pháp bản gốc đến tận nhà, văn phòng công ty trên toàn quốc hoặc chuyển phát quốc tế.

Thông tin liên hệ hỗ trợ nhanh:

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc, cần làm nhanh lý lịch tư pháp cho chuyên gia nước ngoài, hãy liên hệ ngay với HD Visa để nhận lộ trình xử lý an toàn và tối ưu nhất:

• 📞 Hotline: 0988.378.381

• 📧 Email: Visa@hdluat.com / Visahdluat@gmail.com