Tại sao phải Hợp pháp hóa lãnh sự ? Thủ tục, quy trình HPHLS Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam là thủ tục công nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ nước ngoài. Vậy tại sao lại phải HPHLS ? Thủ tục, quy trình HPHLS Việt Nam như thế nào?

 

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ?

Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) là việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ của nước ngoài, xem có hợp pháp theo quy định của Việt Nam hay không.

Điều này đã được Nghị định 111/2011 quy định. Thủ tục HPHLS được thực hiện bởi các cơ quan lãnh sự có thẩm quyền của Việt Nam.

*Lưu ý: HHLS không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Mục đích của việc HPHLS

HPHLS nhằm mục đích đảm bảo các giấy tờ nước ngoài đã được ban hành hợp pháp tại nước ngoài. Chỉ có những giấy tờ hợp pháp mới được sử dụng tại Việt Nam.

Các trường hợp giấy tờ trái pháp luật sẽ không được hợp pháp hóa, đồng nghĩa với việc không được sử dụng tại Việt Nam.

 

Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ nước ngoài chỉ được hợp pháp hóa khi:

• • Ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu HPHLS tại cơ quan đại diện của Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) thì được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước đó.
  • Giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài chứng nhận lãnh sự.

 

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Nghị định 111/2011 và Thông tư 01/2012 của Bộ Ngoại giao, các giấy tờ vi phạm các nguyên tắc sau sẽ không được hợp pháp hóa và sử dụng tại Việt Nam:

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ HPHLS.

3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

 

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Khi đi hợp pháp hóa các giấy tờ nước ngoài, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK. Click Khai tờ khai HPHLS online
• Giấy tờ tùy thân của người đi nộp hồ sơ (CMND, CCCD, Hộ chiếu). Nếu đi nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính. Nếu nộp qua bưu điện thì chuẩn bị 1 bản sao không cần chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được HPHLS: Bản gốc + 1 bản sao y (không cần chứng thực)
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Không cần chứng thực.

 

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu ?

Thủ tục hợp pháp hóa Việt Nam được thực hiện tại Cơ quan lãnh sự có thẩm quyền. Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, các bạn đến nộp tại một trong những cơ quan sau:

– Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài: Đại sứ quán/ Lãnh sự quán.

– Cục lãnh sự Việt Nam tại Hà Nội.

– Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh

Hợp pháp hóa lãnh sự online

Hợp pháp hóa online được thực hiện bằng cách kết hợp mạng internet và dịch vụ bưu điện.

Quy trình thực hiện như sau:

1. Khai tờ khai HPHLS online

Truy cập đường link để đi thẳng tới trang điền tờ khai HPHLS online:

– Hợp pháp hóa tại Cục lãnh sự Hà Nội: Tờ khai HPHLS tại Cục lãnh sự

– Hợp pháp hóa tại Sở ngoại vụ Hồ Chí Minh: Tờ khai HPHLS tpHCM

Hướng dẫn điền tờ khai HPHLS online

• Tên giấy tờ: Chọn tên theo list danh sách có sẵn, phù hợp với loại giấy tờ cần HPHLS
• Loại giấy tờ: Chọn theo list
• Tổng số bản: Điền số bản tài liệu cần HPHLS: 1, 2, 3…
• Số hiệu giấy tờ: Loại giấy tờ thứ nhất thì điền 01, loại giấy tờ thứ hai thì điền 02…
• Tên người được cấp giấy tờ: Điền đủ họ tên
• Cơ quan cấp/sao chứng thực: ghi rõ tên cơ quan. ví dụ Đại sứ quán nước Đại hàn dân quốc tại Việt Nam
• Người ký: Ghi rõ tên người ký xác nhận giấy tờ đó.
• Chức danh: Ghi chức danh của người ký. ví dụ Lãnh sự
• Ngày ký: Ghi rõ ngày tháng năm. Ví dụ 11/3/2022.

Sau khi điền xong, các thông tin sẽ tự động nhảy xuống bản bên dưới. Bạn thực hiện điền nốt các thông tin cá nhân của người đi nộp hồ sơ. Cuối cùng là tải mẫu đơn về và in ra, ký tên xác nhận lên đó.

2. Gửi bưu điện

Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn tại Hồ sơ HPHLS.

Mang hồ sơ ra bưu điện để gửi và chờ kết quả họ gửi về.

 

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục HPH lãnh sự thực tế sẽ phức tạp hơn so với quy định. Nhiều trường hợp, hồ sơ HPH lãnh sự sẽ bị từ chối.

Một số lỗi cơ bản như:

– Nộp sai cơ quan có thẩm quyền

– Giấy tờ không hợp lệ: chưa được chứng thực lãnh sự, chưa được dịch công chứng,

– Người ký chưa được giới thiệu chữ ký lên cơ quan lãnh sự.

Việc hồ sơ bị từ chối sẽ làm mất nhiều thời gian, làm hỏng nhiều kế hoạch của người nước ngoài. Do vậy, việc sử dụng dịch vụ HPH lãnh sự là thực sự cần thiết.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn:

• Tư vấn thẩm định giấy tờ cần HPHLS.
• Tư vấn thủ tục HPHLS trực tiếp và trực tuyến.
• Tư vấn dịch thuật công chứng, sao y hồ sơ giấy tờ đã được HPHLS.
• Hỗ trợ HPHLS nhanh.

Nếu bạn đang tìm hiểu và có nhu cầu cần hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài để sử dụng ở Việt Nam, vui lòng liên hệ với HD để được tư vấn miễn phí 24/7.